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Die Rubrik Tips und Tricks wird kontinuierlich aktualisiert. Konsultieren Sie aber zuerst jeweils das Handbuch oder die online – Hilfe von ProPer. Sie konnten Ihr Problem nicht lösen? Melden Sie es uns! Checkliste Jahresabschlussarbeiten Anzeigen von Mitarbeitern im Absenzenprogramm Projektstunden ohne Gleitzeitkontoänderungen Neueinführung Proper, alte Projektstunden verbuchen Nachträgliche Honorarsatzänderungen Nachträgliche Kostensatzänderungen Aktivieren inaktiver Mitarbeiter Einstellen der Auswahllistboxen Berechtigung, auf alle Projekte Stunden zu erfassen Zeiterfassung: Monats- und Wochendarstellung Belastung/Entlastung von Projekten mit Spesen, Material und Drittleistungen Löschen in der Von- / Bis-Zeiterfassung Schwierigkeiten in der Zeiterfassung Langsames ProPer mit Access-Datenbank Anzeigen von Mitarbeitern im Absenzenprogramm Ich möchte, dass jeder die Absenzen der Mitarbeiter sieht, ohne dass ich die Berechtigung so setzen muss, dass die Zeiterfassung auch freigegeben ist. Ein spezieller Eintrag in der Tabelle PROFIL gestattet, die Sicht,
unabhängig von der gesetzten Mitarbeiterberechtigung, zu erweitern. Dieser
Eintrag ist manuell durchzuführen: Ich möchte Stunden kennzeichnen, die nicht verrechenbar sein sollen. Sie können in der Tagesmaske der Zeiterfassung in einem eigenen Feld die Anzahl der nicht verrechenbaren Stunden eingeben. Voraussetzung ist, dass ProPer so konfiguriert ist, dass dieses Feld sichtbar und editierbar ist. Die dazu notwendige Einstellung ist im Handbuch, Abschnitt 6.16, Sektion Direkteinstellungen in der Datenbank beschrieben. Der Eintrag erfolgt als Dauer in Stunden, z.B. 0.75 Stunden ( und nicht 45 Minuten). Projektstunden ohne Gleitzeitkontoänderungen Ich möchte ein Projekt mit zusätzlichen Stunden belasten, die aber nicht auf das Gleitzeitkonto der Mitarbeiter verbucht werden sollen. Dazu müssen Sie im Stammdatenprogramm Stundenarten erfassen, die nicht gleitzeitberechtigt sind. Wenn Sie auf solche Stundenarten Arbeitszeiten verbuchen, werden die Projekte damit belastet, Ihr Gleitzeitkontostand ändert sich aber nicht. Neueinführung Proper, alte Projektstunden verbuchen Wir führen ProPer neu im Betrieb ein und möchten frühere Stunden auf Projekte erfassen. Dies sollte effizient geschehen, die taggenaue Erfassung ist dabei unwichtig, bloss die Gesamtstundenzahl ist von Bedeutung. ProPer prüft nicht, wieviele Stunden Sie in eine Zeiterfassungszelle schreiben. Sie können ohne weiteres eine Zahl eingeben, die grösser als 24 ist. Sie müssen festlegen, ob diese Stunden auf das Gleitzeitkonto der Mitarbeiter gehen soll. Ist dies der Fall, dann verbuchen Sie die Stunden auf eine gleitzeitberechtigte Stundenart. Soll dies nicht der Fall sein, so wählen Sie eine nicht gleitzeitberechtigte Stundenart (vielleicht müssen Sie eine solche zuerst erfassen). Ist dies unerwünscht, so haben Sie immer noch die Möglichkeit, mit einem Gleitzeitabschluss die Gleitzeitstunden der Mitarbeiter zu korrigieren. Nachträgliche Honorarsatzänderungen Ich möchte nachträglich die Honorarsätze ändern, auch für Stunden, die schon erfasst worden sind. Sie müssen zuerst festlegen, was Sie genau tun wollen:
Fall 1: Aendern Sie die Honorarsätze in der gewünschten Tarifguppe im Stammdatenprogramm. Diese Aenderung wirkt sich auf bereits erfasste Stunden nicht aus. Bestimmen Sie mit Hilfe des Stammdatenprogramms, welche Mitarbeiter diese Tarifgruppe haben. Wählen Sie nun im Leistungserfassungsprogramm den Menupunkt Erfasste Iststunden. Ueber diesen Menupunkt können Sie die Honorarsätze von bereits erfassten Stunden ändern. Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie in Abschnitt 10.15 des Handbuchs.. Fall 2: Sie müssen im Stammdatenprogramm im Menupunkt Mitarbeiter bearbeiten die neuen Zuordnungen vornehmen, siehe dazu das Handbuch Abschnitt 7.6. Diese Aenderung wirkt sich aber erst auf neue Projektzuordnungen von Mitarbeitern aus. Soll sich diese Aenderung auch auf bestehende Zuordnungen von Mitarbeitern auf Projektvorgänge auswirken, so müssen Sie in der Mitarbeiter - Einplanungsmaske im Projektdatenprogramm die neue Tarifgruppe den Mitarbeitern auch zuordnen. Wurden bereits Stunden erfasst, so müssen zusätzlich die neuen Honorarsätze in der Tabelle der bereits erfassten Stunden nachgeführt werden. Dies geschieht im Leistungserfassungsprogramm über den Menupunkt Erfasste Iststunden, siehe dazu das Handbuch Abschnitt 10.153. Nächstes Jahr werden wir höhere Honorarsätze haben. ProPer soll dann automatisch diese neuen Honorarsätze berücksichtigen. Wie gehe ich vor ? Rufen Sie das Stammdatenprogramm auf und wählen Sie den Menupunkt Honorarsatz. Sie können pro Tarifgruppe mehrere Datensätze erfassen, die sich durch das gültig ab - Datum unterscheiden. Dieses Datum muss immer der Erste eines Monats sein. Erstellen Sie also bei Bedarf neue Tarifgruppen mit schon bestehenden Tarifgruppen-Namen und erfassen Sie die neuen Honorarsätze. Nun starten Sie das Projektdatenprogramm und überprüfen alle Projekte, für die höhere Honorarsätze verrechnet werden sollen, ob das Feld Honorar-/Kostensätze auf teuerungsangepasst gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, so korrigieren Sie dies bitte. Nachträgliche Kostensatzänderungen Ich möchte nachträglich die Kostensätze ändern, auch für Stunden, die schon erfasst worden sind. Dies entspricht dem Fall 2 bei der Aenderung des Honorarsatzes. Lesen Sie diesen Abschnitt und wenden Sie Empfehlungen sinngemäss auf die Kostensätze an. Ich möchte inaktive Projekte wieder aktivieren. Starten Sie das Projektdatenprogramm. Wählen Sie den Menupunkt Verarbeitung.Projekt/Vorgang bearbeiten. Und dann Einrichten.inaktive Projekte. Nun werden in der Tabelle sämtliche in der Datenbank vorhandenen Projekte angezeigt. Nun können Sie in der Projektkopfmaske wieder einen aktiven Status setzen. Aktivieren inaktiver Mitarbeiter Ich möchte inaktive Mitarbeiter wieder aktivieren. Starten Sie das Stammdatenprogramm. Wählen Sie den Menupunkt Stammdaten.Mitarbeiter bearbeiten. Und dann Einrichten.inaktive Mitarbeiter. Nun werden in der Tabelle sämtliche in der Datenbank vorhandenen Mitarbeiter angezeigt. Sie können nun für den gewünschten Mitarbeiter einen neuen Historysatz erstellen mit einem aktiven Statuswert. Beachten Sie, dass die Anzahl Mitarbeiter den in der Lizenz festgelegten Wert nicht übersteigt. Einstellen der Auswahllistboxen Ich möchte von der Möglichkeit Gebrauch machen, die Auswahllistboxen nach verschiedenen Such- und Sortierbegriffen einzustellen. Auf was muss ich speziell achten ? Die verschiedenen Auswahllistboxen (für Mitarbeiter, für Projekte, etc.) können so eingestellt werden, dass verschiedene Such- und Sortierbegriffe möglich sind. Beispielsweise für Mitarbeiter das Kurzzeichen oder der Name, für Projekte die Projektnummer oder der Projektkurzname. Wichtig ist dabei, dass der Such - und Sortierbegriff eindeutig ist ! Wenn z.B. für die Projektlistbox der Projektkurzname als Suchbegriff gewählt wird, ist wichtig, dass es keine zwei Projekte gibt, die den gleichen Projektkurznamen haben. In einem solchen Fall ist das Verhalten des Programms nicht vorhersehbar. Die Einstellung wird direkt mit 'drag & drop' in den Listboxen durchgeführt und gilt pro Mitarbeiter.
Berechtigung, auf alle Projekte Stunden zu erfassen Ich habe die Berechtigung, auf alle Projekte Stunden erfassen zu dürfen. Wie gehe ich vor, wenn ich zum ersten Mal auf ein bestimmtes Projekt Stunden erfassen will ? Wenn Sie die Berechtigung haben und auf ein Projekt, auf das Sie nicht eingeplant
worden sind, zum ersten Mal Stunden erfassen wollen, so markieren Sie zuerst die
Checkbox, die sich rechts von der Taste Zeitsaldo befindet. Sehen Sie diese
Taste nicht, so haben Sie entweder nicht das Recht, auf ein beliebiges Projekt
Stunden verbuchen zu dürfen, oder Ihr ProPer-Administrator muss diese Checkbox
zuerst sichtbar machen (Einrichtung->Konfigurationseinstellung-> Register
Anwendung->Bereich Leistungserfassung->Checkbox Alle Projekt anzeigen). Belastung/Entlastung von Projekten mit Spesen, Material und Drittleistungen Ich möchte gewisse Projekte bei der Spesen- oder Materialerfassung zusätzlich belasten. Gibt es diese Möglichkeit ? Sowohl die Spesenerfassungstabelle wie die Material-/Drittleistungstabelle weisen zwei Erfassungsfelder für Geldbeträge auf, nämlich Betrag und nicht faktbar. In beide Felder können auch negative Beträge eingegeben werden. Wird in nicht faktbar ein negativer Betrag eingegeben, so resultiert das bei den Berichten, die verrechenbare Beträge ausweisen als Zuschlag zu den eingegebenen Beträgen. Gibt man im Feld Betrag einen negativen Wert ein, so bedeutet dies eine Entlastung des Projekts. Eine à konto – Zahlung des Projektauftraggebers liesse sich so unter Material/Drittleistungen erfassen. Löschen in der Von- Bis-Zeiterfassung Wollen Sie einen EIntrag in der Tagesmaske löschen, so selektieren Sie den Wert in der Startzeit und drücken die "Delete" resp. "Entfernen"-Taste. Anschliessend klicken Sie die "Aktualisieren"-Taste. Durch eine Fehlmanipulation habe ich es in der Tagesmaske der Zeiterfassung fertig gebracht, dass die VON- und BIS-Zeiten gleich sind und ich kann den Eintrag nicht mehr löschen. Was muss ich tun ? Gibt man in der Tagesmaske als VON-Wert 00:00 ein und als BIS-Wert auch 00:00, so erscheint als Dauer 24:00, was korrekt ist. Aendert man dann beide Uhrzeiten auf gleiche Werte, so ändert sich die Dauer auf einen falschen Wert. Gleichzeitig lässt sich der VON- oder der BIS-Wert nicht mehr löschen. Falsche Zahlen in der Zeiterfassung Ich kann grosse Zahlen nicht in die Zelle eintippen. Die Zellenbreite kann eingestellt werden. Dies geschieht gleich wie bei einer Tabellenkalkulation (z.B. Excel). Sie müssen die Zelle breit genug einstellen, um eine Zahl eingeben zu können. Eventl. Ist es zweckmässig, zum Ausdrucken die Spalten wieder etwas schmäler zu machen. Sie können beide Einstellungen - Anzeige für Bildschirm und Anzeige für Ausdruck - separat mit dem Hilfsmenu, das Sie mit der rechten Maustaste aktivieren können, festlegen und speichern. Proper zeigt in der Zeiterfassung plötzlich 10- oder 100-mal zu grosse Zahlen an. Was ist los ? Es kann vorkommen, dass Stunden in der Zeiterfassung (oder auch in Zeitabschlüssen) viel zu gross dargestellt werden. Abhilfe schafft folgendes: In der Windows-Systemsteuerung die Ländereinstellung wechseln, speichern und wieder zurückwechseln (z.B: Schweiz -> Deutschland -> Schweiz). Es handelt sich um ein Darstellungsproblem, die Einträge in der Datenbank sind korrekt. Langsames ProPer mit Access-Datenbank ProPer ist mit der Access - Datenbank sehr langsam, was kann man tun ? Ueberprüfen Sie die Einstellung der ODBC-Schnittstelle. Page Timeout sollte nicht auf 5 sondern auf 500 bis 1000 gesetzt sein: Via Systemsteuerung die ODBC-Schnittstelle aufrufen, Register System-DSN wählen, die Proper-Datenquelle markieren, Taste Konfigurieren klicken, in der folgenden Maske Taste Weitere.. klicken und dann bei Bedarf Page Timeout neu setzen. Access ist generell nicht geeignet für viele Mitarbeiter und grosse Datenbank. Erfahrungen zeigen, dass es ab ca. 30-40 Mitarbeiter kritisch wird.
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