Checkliste für den Jahreswechsel

Eigentliche Jahresabschlussarbeiten kennt ProPer nicht. Allerdings ist es sinnvoll sich ein paar Ueberlegungen anzustellen, da es doch häufig so ist, dass sich beispielsweise im neuen Jahr Kosten- und Honorarsätze der Mitarbeiter ändern, oder umorganisiert wird.

Vor dem Jahreswechsel

Aendert sich die Wochenarbeitszeit?
Wenn ja erstellen Sie eine neue Wochenarbeitszeit. Aendern der bestehenden ist keine gute Idee, da sonst Auswertungen, die sich auf 2003 oder früher beziehen, fehlerhaft sind.

Feiertagskalender nachführen
Führen Sie den Feiertagskalender für alle Arbeitszeitprofile, die Sie noch verwenden, nach. Beachten Sie:

• Feiertage, die auf einen arbeitsfreien Tag fallen, dürfen nicht eingetragen werden
• Die Dauer ist in Stunden anzugeben
• Wenn an Vorfeiertagen früher Arbeitsschluss ist, so ist diese Reduktion (z.B. 1 Stunde) ebenfalls einzutragen
• Verwenden Sie die Kopierfunktion, um die Feiertage von 2003 auf 2004 zu übertragen und ändern Sie nachher entsprechend
• Markieren Sie Sonntagsprofil, um den Feiertag in der Zeiterfassung farblich zu markieren

Neue Stammdaten?
Gibt es neue Tarifgruppen, Ressourcengruppen, Kostenstellen...? Erfassen Sie diese jetzt.

Kosten- und/oder Honorarsatz ändern. Mitarbeitern neue Tarifgruppen zuordnen, Beschäftigungsgrad ändern, etc.
Kosten- und Honorarsätze werden zusammen mit den erfassten Stunden gespeichert. Es ist also absolut notwendig solche Anpassungen zu machen, bevor die Mitarbeiter Stunden im neuen Jahr erfassen. Diese Aenderungen können Sie gut zum voraus erledigen, da Sie das "gültig ab"-Datum angeben können. Honorarsätze neu erstellen, nicht bestehende ändern.  Zeige wie Kostensatz und /oder Tarifgruppe geändert wird...
Wann werden die geänderten Mitarbeiterhistorysätze gültig?
Der neue Historysatz wird in der Datenbank als aktuell gültig markiert wenn

• der Mitarbeiter ab dem 1.1.2004 zum ersten Mal die Zeiterfassung aufruft, oder
• im Stammdatenmodul der Mitarbeiter-Dialog aufgerufen wird,
• die Aktualisierung manuell ausgelöst wird: Starten Sie im neuen Jahr das Reorganisationsprogramm und wählen Modul>Mitarbeiterhistorydaten aktualisieren.

Nach dem Jahreswechsel

Zeitarten und Zeitprofile (ab V4.01)
Hat sich hier etwas geändert? Gibt es neue oder andere Zuschlagsfaktoren oder haben sich die Grenzen der Ueberzeitbereiche geändert? Führen Sie diese Aenderungen sofort durch, d.h. bevor die Mitarbeiter Zeiterfassungen für den Januar 2004, aber nachdem sie die Erfassung für den Dezember 2003 durchgeführt haben. Um dies sicherzustellen setzen Sie vorher das Sperrdatum auf den 1.1.2004 (im Stammdaten-Modul Stammdaten>Firma-Abrechnungsdatum>Feld Sperrdatum ab). Dies ist nur von Bedeutung, wenn Sie mit Ueberzeiten arbeiten. 

Gleitzeit-, Ueberzeit- und/oder Ferienabschlüsse
Es ist eine gute Idee per Jahresende die Zeitabschlüsse zu bereinigen. Dies können Sie allerdings erst im neuen Jahr erledigen, da Sie das Abschlussdatum nur in die Vergangenheit legen können. Bedenken Sie auch, dass Aenderungen der eingegebenen Zeiten durch die Mitarbeiter vor dem Abschlussdatum nicht mehr möglich sind. Erledigen Sie diese Arbeiten also im Januar und setzen Sie das Abschlussdatum auf den 31.12.2003. Zeige wie ein Ferienabschluss gemacht wird...